Rechnung richtig ausstellen: alle Pflichtangaben in Österreich
Eine formal fehlerhafte Rechnung kostet nicht den Rechnungsaussteller, sondern den Empfänger den Vorsteuerabzug. Bei Prüfungen ist das einer der häufigsten Streitpunkte — und einer der am leichtesten vermeidbaren.
25. Februar 2026 · 7 Minuten Lesezeit · von Mag. Jürgen Rieger, RBB Bilanzbuchhalter GmbH, Wien
Die Pflichtangaben im Überblick
Eine umsatzsteuerlich korrekte Rechnung enthält eine feste Liste an Angaben. Fehlt eine davon, ist der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet, bis eine berichtigte Rechnung vorliegt.
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung
- Tag der Lieferung oder Leistung bzw. Leistungszeitraum
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag (bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung)
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- UID-Nummer des Ausstellers — und ab bestimmten Beträgen auch die des Empfängers
Leistungsbeschreibung: der unterschätzte Punkt
„Beratungsleistung laut Vereinbarung“ reicht nicht. Die Finanzverwaltung verlangt eine Beschreibung, aus der sich Art und Umfang der Leistung nachvollziehen lassen. Bei Dienstleistungen empfiehlt sich ein kurzer Leistungszeitraum plus Tätigkeitsbezeichnung, bei Projekten ein Verweis auf ein datiertes Angebot oder eine Leistungsaufstellung als Beilage.
Der Aufwand dafür ist minimal. Der Schaden bei einer Aberkennung mehrerer Jahresrechnungen ist es nicht.
Kleinbetragsrechnungen und Sonderfälle
Für Kleinbetragsrechnungen gelten reduzierte Anforderungen — der Empfänger und die getrennte Steuerangabe können entfallen, ein Bruttobetrag mit Steuersatz genügt. Achtung: Diese Erleichterung gilt nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen und nicht bei Reverse Charge.
Bei Reverse Charge geht die Steuerschuld auf den Empfänger über. Die Rechnung darf dann keine Umsatzsteuer ausweisen, muss aber die UID beider Seiten und einen ausdrücklichen Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld enthalten.
Berichtigung statt Storno-Chaos
Eine fehlerhafte Rechnung wird berichtigt, nicht heimlich ersetzt. Üblich ist eine Gutschrift mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und eine neue, korrekte Rechnung. Nur so bleibt die Nummernfolge nachvollziehbar — und genau darauf schaut eine Prüfung zuerst.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Ab wann muss die UID des Empfängers auf der Rechnung stehen?
Ab einem bestimmten Rechnungsgesamtbetrag sowie generell bei innergemeinschaftlichen Leistungen und Reverse Charge. Im Zweifel nehmen Sie die UID immer auf — sie schadet nie.
Sind PDF-Rechnungen per E-Mail zulässig?
Ja, elektronische Rechnungen sind zulässig, wenn Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind. Ein geordnetes digitales Archiv erfüllt das in der Regel.
Was tun, wenn ich eine fehlerhafte Eingangsrechnung erhalte?
Vorsteuer erst nach Erhalt der berichtigten Rechnung geltend machen und die Korrektur zeitnah beim Lieferanten anfordern. Wir kennzeichnen solche Belege in der laufenden Buchhaltung automatisch.
Unsere Befugnis — und unser Partnernetzwerk
Die RBB Bilanzbuchhalter GmbH verfügt über die Berechtigung zur Bilanzbuchhaltung nach dem Bilanzbuchhaltungsgesetz (BiBuG 2014). In diesem Rahmen erbringen wir laufende Buchhaltung, Bilanzierung, Jahresabschluss, Personalverrechnung und betriebswirtschaftliche Auswertungen eigenverantwortlich.
Alle darüber hinausgehenden Tätigkeiten — insbesondere Steuerberatung, Steuererklärungen (Einkommen-, Körperschaft- und Umsatzsteuererklärung), die Vertretung in Abgaben- und Rechtsmittelverfahren, Wirtschaftsprüfung sowie Rechts- und Gewerberechtsberatung — erbringen wir ausschließlich gemeinsam mit einem offiziell eingetragenen österreichischen Partnerunternehmen (eingetragene Steuerberatungs- bzw. Wirtschaftsprüfungskanzlei bzw. eingetragener Unternehmensberater). Die Beauftragung erfolgt transparent und mit Ihrer Zustimmung, die Verantwortung für diese Leistungen liegt beim jeweiligen befugten Partner.
Für Sie bedeutet das: ein Ansprechpartner, ein Datenbestand, ein abgestimmter Terminplan — und volle rechtliche Absicherung über das gesamte Leistungsspektrum hinweg.
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