Buchführungspflicht in Österreich: Wer muss Bücher führen — und welche?
Fast jedes Unternehmen in Österreich ist buchführungspflichtig — die Frage ist nur, in welchem Umfang. Dieser Überblick zeigt, wer welche Bücher führen muss, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind und was die Finanz bei einer Prüfung sehen will.
03. September 2026 · 7 Minuten Lesezeit · von Mag. Jürgen Rieger, RBB Bilanzbuchhalter GmbH, Wien
Wer ist buchführungspflichtig?
Nach dem UGB ist jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Dazu gehören alle eingetragenen Unternehmer, Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften. Auch Freiberufler und Landwirte können buchführungspflichtig sein — je nach Tätigkeit und Größe.
Die Abgabenordnung (BAO) ergänzt: Wer steuerpflichtige Einnahmen hat, muss Aufzeichnungen führen, die eine zuverlässige Besteuerung ermöglichen. Das gilt auch für Kleinstunternehmer, die keine Bilanz erstellen müssen.
Welche Bücher müssen geführt werden?
Der Umfang hängt von der Unternehmensform ab. Bilanzierungspflichtige brauchen ein Hauptbuch (Journal), ein Grundbuch (Konten), Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Anlagenverzeichnis und Lohnkonten. Einnahmen-Ausgaben-Rechner brauchen eine chronologische Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben sowie ein Anlagenverzeichnis.
Alle Unternehmer müssen zusätzlich ein Wareneingangsbuch führen, wenn sie Waren einkaufen, und ein Kassenbuch, wenn sie Bareinnahmen haben. Seit 2016 gilt außerdem die Registrierkassenpflicht für Bareinnahmen über 15.000 Euro pro Jahr.
Aufbewahrungspflichten: 7 Jahre
Alle Buchhaltungsunterlagen — Belege, Bücher, Aufzeichnungen, Geschäftsbriefe — müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Digital aufbewahrte Unterlagen müssen lesbar, vollständig und unveränderbar sein.
Bei laufenden Verfahren (Betriebsprüfung, Rechtsstreit) verlängert sich die Frist bis zum Abschluss. Wer Unterlagen vernichtet, bevor die Frist abgelaufen ist, riskiert Schätzungen und Abgabennachforderungen.
- Belege, Kontoauszüge, Rechnungen: 7 Jahre
- Buchhaltungsbücher und Aufzeichnungen: 7 Jahre
- Lohnkonten und Sozialversicherungsunterlagen: 7 Jahre
- Jahresabschlüsse und Inventare: 7 Jahre
- Grundbücher und Liegenschaftsunterlagen: 22 Jahre (bei Grundstücken)
Die GoB: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
Die GoB sind das Qualitätsmaß der Buchhaltung. Sie verlangen: Vollständigkeit (alle Geschäftsfälle erfasst), Richtigkeit (keine willkürlichen Einträge), Klarheit (nachvollziehbar für Dritte), Übersichtlichkeit (systematischer Aufbau) und Zeitgerechtigkeit (zeitnahe Erfassung). Wer diese Grundsätze einhält, hat bei einer Prüfung wenig zu befürchten.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Muss ich als Kleinunternehmer auch Bücher führen?
Ja, aber im reduzierten Umfang: eine chronologische Einnahmen-Ausgaben-Aufzeichnung und ein Anlagenverzeichnis reichen aus. Eine Bilanz ist nicht nötig.
Darf ich meine Buchhaltung komplett digital führen?
Ja. Digitale Buchführung ist in Österreich anerkannt, solange die Unterlagen lesbar, vollständig und unveränderbar archiviert werden. Papierbelege dürfen nach der digitalen Erfassung vernichtet werden, wenn das Verfahren den GoB entspricht.
Was passiert, wenn ich keine ordentliche Buchhaltung habe?
Das Finanzamt kann die Besteuerungsgrundlagen schätzen — in der Regel zu Ihrem Nachteil. Zusätzlich drohen Verspätungszuschläge und im Wiederholungsfall Zwangsstrafen.
Unsere Befugnis — und unser Partnernetzwerk
Die RBB Bilanzbuchhalter GmbH verfügt über die Berechtigung zur Bilanzbuchhaltung nach dem Bilanzbuchhaltungsgesetz (BiBuG 2014). In diesem Rahmen erbringen wir laufende Buchhaltung, Bilanzierung, Jahresabschluss, Personalverrechnung und betriebswirtschaftliche Auswertungen eigenverantwortlich.
Alle darüber hinausgehenden Tätigkeiten — insbesondere Steuerberatung, Steuererklärungen (Einkommen-, Körperschaft- und Umsatzsteuererklärung), die Vertretung in Abgaben- und Rechtsmittelverfahren, Wirtschaftsprüfung sowie Rechts- und Gewerberechtsberatung — erbringen wir ausschließlich gemeinsam mit einem offiziell eingetragenen österreichischen Partnerunternehmen (eingetragene Steuerberatungs- bzw. Wirtschaftsprüfungskanzlei bzw. eingetragener Unternehmensberater). Die Beauftragung erfolgt transparent und mit Ihrer Zustimmung, die Verantwortung für diese Leistungen liegt beim jeweiligen befugten Partner.
Für Sie bedeutet das: ein Ansprechpartner, ein Datenbestand, ein abgestimmter Terminplan — und volle rechtliche Absicherung über das gesamte Leistungsspektrum hinweg.
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