GPLB-Prüfung: Ablauf, Prüfschwerpunkte und Vorbereitung
Die gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben umfasst Sozialversicherung, Lohnsteuer und Kommunalsteuer in einem Verfahren. Wer die Prüfschwerpunkte kennt, kann Nachforderungen fast vollständig vermeiden.
08. April 2026 · 7 Minuten Lesezeit · von Mag. Jürgen Rieger, RBB Bilanzbuchhalter GmbH, Wien
Was geprüft wird und von wem
Geprüft werden die Beiträge zur Sozialversicherung, die Lohnsteuer sowie Kommunalsteuer, DB und DZ — üblicherweise für einen Zeitraum von mehreren Jahren. Die Prüfung wird angekündigt; Sie erhalten eine Prüfungsanordnung mit Zeitraum und Termin.
In der Praxis beginnt die Prüfung mit einer Datenanforderung: Lohnkonten, Journale, Dienstverträge, Arbeitszeitaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen und die Buchhaltung der geprüften Jahre.
Die klassischen Prüfschwerpunkte
Diese Themen kommen in nahezu jeder Prüfung vor. Sie lassen sich alle mit sauberer Dokumentation entschärfen.
- Abgrenzung echter Dienstvertrag / freier Dienstvertrag / Werkvertrag
- Sachbezüge, insbesondere Firmen-Kfz, Dienstwohnung, Parkplatz und Zinsersparnis
- Steuerfreie Reisekosten: Taggelder, Nächtigungsgelder, Kilometergeld und die Nachweise dazu
- Zulagen und Zuschläge für Überstunden, Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit (SEG- und SFN-Zuschläge)
- Arbeitszeitaufzeichnungen und All-in-Vereinbarungen samt Deckungsprüfung
- Kollektivvertragliche Einstufung, Vorrückungen und Anrechnung von Vordienstzeiten
- Zahlungen an Gesellschafter-Geschäftsführer und deren abgabenrechtliche Behandlung
- Aushilfen, Praktikanten und Aufwandsentschädigungen
Vorbereitung: was Sie in zwei Wochen erledigen können
Sobald die Prüfungsanordnung eintrifft, arbeiten wir eine feste Reihenfolge ab: Vollständigkeit der Lohnkonten prüfen, Reisekostenabrechnungen auf Nachweise durchsehen, Sachbezugsberechnungen dokumentieren, Arbeitszeitaufzeichnungen zusammenstellen und alle Verträge sammeln, die nicht im Standardformat abgeschlossen wurden.
Besonders wichtig ist die Dokumentation von Ermessensentscheidungen. Wenn eine Zulage steuerfrei behandelt wurde, muss nachvollziehbar sein, warum. Nachträglich rekonstruierte Begründungen überzeugen selten.
Während und nach der Prüfung
Antworten Sie präzise auf gestellte Fragen und liefern Sie nicht unaufgefordert Material zu Themen, die nicht angesprochen wurden. Halten Sie Auskünfte schriftlich fest. Alle Unterlagen sollten über einen Ansprechpartner laufen — das verhindert widersprüchliche Aussagen.
Am Ende steht die Schlussbesprechung mit dem Prüfbericht. Gegen Bescheide bestehen Rechtsmittelmöglichkeiten mit Fristen. Die Aufbereitung und Begleitung im Rahmen der Bilanzbuchhaltung übernehmen wir; die abgabenrechtliche Vertretung und Rechtsmittel erfolgen gemeinsam mit unserem eingetragenen österreichischen Steuerberatungspartner.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Wie oft findet eine GPLB-Prüfung statt?
Es gibt keinen fixen Turnus. In der Praxis werden Betriebe mit Dienstnehmern regelmäßig geprüft, häufig in Abständen von einigen Jahren oder anlassbezogen.
Wie lange muss ich Lohnunterlagen aufbewahren?
Für abgabenrechtliche Zwecke gilt grundsätzlich eine siebenjährige Aufbewahrungsfrist; für Zwecke der Pensionsversicherung ist eine deutlich längere Aufbewahrung von Lohnkonten empfehlenswert.
Unsere Befugnis — und unser Partnernetzwerk
Die RBB Bilanzbuchhalter GmbH verfügt über die Berechtigung zur Bilanzbuchhaltung nach dem Bilanzbuchhaltungsgesetz (BiBuG 2014). In diesem Rahmen erbringen wir laufende Buchhaltung, Bilanzierung, Jahresabschluss, Personalverrechnung und betriebswirtschaftliche Auswertungen eigenverantwortlich.
Alle darüber hinausgehenden Tätigkeiten — insbesondere Steuerberatung, Steuererklärungen (Einkommen-, Körperschaft- und Umsatzsteuererklärung), die Vertretung in Abgaben- und Rechtsmittelverfahren, Wirtschaftsprüfung sowie Rechts- und Gewerberechtsberatung — erbringen wir ausschließlich gemeinsam mit einem offiziell eingetragenen österreichischen Partnerunternehmen (eingetragene Steuerberatungs- bzw. Wirtschaftsprüfungskanzlei bzw. eingetragener Unternehmensberater). Die Beauftragung erfolgt transparent und mit Ihrer Zustimmung, die Verantwortung für diese Leistungen liegt beim jeweiligen befugten Partner.
Für Sie bedeutet das: ein Ansprechpartner, ein Datenbestand, ein abgestimmter Terminplan — und volle rechtliche Absicherung über das gesamte Leistungsspektrum hinweg.
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