Ersten Mitarbeiter anstellen: Anmeldung, Pflichten und Kosten

Vor dem ersten Arbeitstag: die ÖGK-Anmeldung

Die Anmeldung zur Sozialversicherung muss vor Arbeitsantritt bei der Österreichischen Gesundheitskasse erfolgen — nicht am selben Tag, nicht nachträglich. Eine verspätete Anmeldung ist einer der häufigsten Beitragsstrafenfälle bei Prüfungen und wird bei Kontrollen unmittelbar sanktioniert.

Benötigt werden Versicherungsnummer, vollständige Personendaten, Beschäftigungsbeginn, vereinbartes Entgelt, Arbeitszeitausmaß und die Beschäftigtengruppe. Zusätzlich brauchen Sie als Dienstgeber eine Dienstgeberkontonummer bei der ÖGK.

Dienstvertrag, Dienstzettel und Kollektivvertrag

Ein schriftlicher Dienstvertrag ist nicht zwingend, ein Dienstzettel mit den wesentlichen Rechten und Pflichten hingegen schon — er ist unverzüglich nach Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen. Der Umfang der Pflichtangaben wurde in den letzten Jahren erweitert, unter anderem um Angaben zu Fortbildung, Kündigungsverfahren und Entgeltbestandteilen.

Der einschlägige Kollektivvertrag ergibt sich aus der Gewerbeberechtigung bzw. der Fachgruppenzugehörigkeit — nicht aus der Tätigkeit des Mitarbeiters. Er bestimmt Mindestlohn, Einstufung, Vorrückungen, Zulagen, Sonderzahlungen und oft auch Arbeitszeitregeln. Eine Fehleinstufung wirkt rückwirkend und ist bei Prüfungen ein teures Thema.

Was ein Mitarbeiter tatsächlich kostet

Zum Bruttolohn kommen Dienstgeberabgaben, die je nach Bundesland und Beitragsgruppe rund 28 bis 32 Prozent ausmachen. Dazu kommen Sonderzahlungen (Urlaubs- und Weihnachtsgeld), die in den meisten Kollektivverträgen vorgesehen sind und die Jahreskosten auf vierzehn Monatsgehälter heben.

• Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung
• Betriebliche Vorsorgekasse (Abfertigung neu)
• Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB)
• Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ, landesabhängig)
• Kommunalsteuer an die Gemeinde, in Wien zusätzlich die Dienstgeberabgabe
• Unfallversicherung und lohnabhängige Umlagen

Der laufende Monatsablauf

Monatlich fallen an: Erfassung der Zeit-, Urlaubs- und Krankenstandsdaten, Abrechnung, Übermittlung der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung an die ÖGK, Meldung und Zahlung von Lohnsteuer, DB, DZ und Kommunalsteuer, Bereitstellung der Lohnzettel sowie die Buchung der Personalkosten in der Finanzbuchhaltung.

Jährlich kommen Jahreslohnzettel (L16), Meldungen an die Gemeinde, die Kommunalsteuererklärung und die Vorbereitung der GPLB-Prüfungsunterlagen dazu.

Geringfügig, Teilzeit, freier Dienstvertrag

Geringfügige Beschäftigung unter der monatlichen Geringfügigkeitsgrenze ist unfallversichert, aber grundsätzlich nicht voll versicherungspflichtig; überschreitet die Summe aller geringfügig Beschäftigten eines Dienstgebers das anderthalbfache der Grenze, fällt die Dienstgeberabgabe an.

Freie Dienstverträge und Werkverträge werden bei Prüfungen streng nach dem tatsächlichen Sachverhalt beurteilt. Weisungsgebundenheit, Eingliederung in den Betrieb und persönliche Arbeitspflicht führen zur Umqualifizierung in ein echtes Dienstverhältnis — rückwirkend, mit Beiträgen und Zuschlägen. Klären Sie das vor Vertragsabschluss.