Betriebsausgaben in Österreich: was absetzbar ist — und was nicht

Der Grundsatz: betrieblich veranlasst

Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Entscheidend ist der wirtschaftliche Zusammenhang mit der Einkunftsquelle, nicht die Notwendigkeit oder Angemessenheit im Alltagsverständnis. Aufwendungen der privaten Lebensführung bleiben ausgeschlossen, auch wenn sie den Beruf fördern.

Bei gemischt veranlassten Aufwendungen wird aufgeteilt oder — je nach Position — gar nicht anerkannt. Genau hier entstehen die meisten Diskussionen bei Prüfungen.

Klassiker, die fast immer funktionieren

Diese Positionen sind unstrittig, solange Beleg und Zuordnung stimmen:

• Waren-, Material- und Fremdleistungseinsatz
• Miete, Betriebskosten und Energie für Betriebsräume
• Personalaufwand samt Lohnnebenkosten
• Fachliteratur, Software, Telekommunikation und Internet (betrieblicher Anteil)
• Beratungs-, Buchhaltungs- und Prüfungshonorare
• Versicherungen mit Betriebsbezug, Zinsen aus Betriebskrediten
• Fortbildung mit Berufsbezug samt Fahrt- und Nächtigungskosten

Die Grenzfälle im Detail

Arbeitszimmer: Abzugsfähig nur, wenn es den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit bildet und nahezu ausschließlich betrieblich genutzt wird. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer erfüllt das nicht.

Kfz: Bei überwiegend betrieblicher Nutzung gehört das Fahrzeug ins Betriebsvermögen, sonst wird das Kilometergeld verrechnet. In beiden Fällen ist ein lückenloses Fahrtenbuch oder eine gleichwertige Aufzeichnung der beste Schutz gegen Schätzungen.

Bewirtung: Geschäftsessen mit Werbezweck sind nur anteilig abzugsfähig, rein repräsentative Einladungen gar nicht. Notieren Sie am Beleg immer Anlass und Teilnehmer — ohne diese Notiz ist die Position praktisch verloren.

Geringwertige Wirtschaftsgüter können im Anschaffungsjahr sofort abgesetzt werden, teurere Anschaffungen werden über die Nutzungsdauer verteilt. Die richtige Zuordnung entscheidet über den Zeitpunkt der Steuerwirkung, nicht über die Höhe.

Dokumentation, die hält

Ein Beleg allein reicht selten. Ergänzen Sie bei erklärungsbedürftigen Positionen eine kurze Notiz zum betrieblichen Zweck — bei Reisen Ziel und Anlass, bei Bewirtung Teilnehmer, bei Fortbildung das Programm. Digitale Belegsysteme erlauben diese Notiz direkt am Beleg; damit ist sie Jahre später noch auffindbar.