Jahresabschluss GmbH: Checkliste, Fristen und Offenlegung

Fristen, die Sie kennen müssen

Der Jahresabschluss einer GmbH ist innerhalb von fünf Monaten nach dem Bilanzstichtag aufzustellen. Die Offenlegung beim Firmenbuch hat spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag zu erfolgen. Bei einem Bilanzstichtag 31. Dezember bedeutet das: Aufstellung bis Ende Mai, Einreichung bis 30. September des Folgejahres.

Wird die Offenlegung versäumt, verhängt das Firmenbuchgericht automatisiert Zwangsstrafen gegen die Gesellschaft und gegen jeden Geschäftsführer — und wiederholt sie in Zwei-Monats-Intervallen. Das ist einer der wenigen Bereiche, in denen Verzug völlig unnötig und sofort teuer ist.

Größenklassen und Umfang

Der Umfang von Abschluss und Offenlegung richtet sich nach der Größenklasse nach UGB (kleinst, klein, mittelgroß, groß), die sich aus Bilanzsumme, Umsatzerlösen und Arbeitnehmerzahl ergibt. Kleinstkapitalgesellschaften dürfen stark verkürzt bilanzieren und legen im Wesentlichen nur die Bilanz offen; kleine Gesellschaften legen Bilanz und Anhang offen, die GuV bleibt außen vor.

Die Einstufung wechselt erst, wenn zwei der drei Merkmale an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen über- oder unterschritten werden. Prüfen Sie das aktiv — mit der Größenklasse ändern sich Umfang, Prüfpflicht und Aufwand.

Checkliste: Unterlagen für den Abschluss

Diese Liste geben wir unseren Klientinnen und Klienten im Jänner mit. Wer sie bis Ende Februar vollständig zurückgibt, hat den Abschluss im April.

• Bankbestätigungen (Saldenbestätigung) zum Bilanzstichtag für alle Konten und Kredite
• Kassabuch mit Endbestand und Inventurdifferenzen
• Inventurlisten Warenlager, bewertet zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten
• Offene-Posten-Listen Debitoren und Kreditoren mit Altersstruktur
• Übersicht über zweifelhafte Forderungen und Ausfälle
• Anlagenzugänge und -abgänge mit Belegen, Leasing- und Kreditverträge
• Halbfertige Arbeiten und noch nicht abgerechnete Leistungen
• Rückstellungen: Abfertigungen, Urlaub, Gewährleistung, Prozesskosten, ausstehende Rechnungen
• Abgrenzungen: im Voraus bezahlte Versicherungen, Mieten, Wartungsverträge
• Darlehen an oder von Gesellschaftern samt Verzinsung und Vereinbarung
• Protokolle über Ausschüttungsbeschlüsse und Geschäftsführerbezüge

Die klassischen Diskussionspunkte

Rückstellungen sind der häufigste Streitpunkt in Prüfungen. Sie müssen dem Grunde nach wahrscheinlich und der Höhe nach begründet geschätzt sein — eine pauschale Rundung hält keiner Prüfung stand. Dokumentieren Sie die Berechnungsgrundlage.

Zweiter Klassiker: Verrechnungskonto des Gesellschafter-Geschäftsführers. Ohne fremdübliche Vereinbarung, Verzinsung und Rückzahlungsplan besteht das Risiko einer verdeckten Ausschüttung mit KESt-Folgen.

Dritter Punkt: Bewertung des Vorratsvermögens. Gängigkeitsabschläge sind zulässig, brauchen aber eine nachvollziehbare Systematik statt eines Bauchgefühls.

Unsere Rolle und die unseres Partners

Wir erstellen den Jahresabschluss nach UGB im Rahmen unserer Befugnis nach dem BiBuG 2014: Abschlussbuchungen, Bewertung, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und die Vorbereitung der Offenlegung.

Die steuerliche Mehr-Weniger-Rechnung, die Körperschaft- und Einkommensteuererklärung sowie die Vertretung gegenüber der Abgabenbehörde erfolgen gemeinsam mit unserem offiziell eingetragenen österreichischen Steuerberatungspartner. Für Sie bleibt es ein Ansprechpartner, ein Datenbestand und ein Terminplan.